Elke organisatie, in welke branche dan ook, verandert met de tijd. Er zijn immers altijd ontwikkelingen in de organisatie of innovaties op het gebied van systemen. De wensen van de klant ontwikkelen mee met de veranderende tijd en de ontwikkelingen die zich voordoen. Het is daarom goed om met regelmaat kritisch te kijken naar wat je allemaal doet en hoe je dat doet. Is dat nog effectief en efficiënt voor je organisatie? Voer je het werk doeltreffend uit en benut je de systemen optimaal? Romy Posthuma, die vanuit haar stageperiode tot wederzijds genoegen bij Ponthus is blijven werken, is Business Consultant. ‘Process redesign’ is een van haar specialiteiten binnen het werkveld van Change Management. Ze analyseert de processen, loopt mee en observeert, praat met iedereen binnen de organisatie en geeft een onderbouwd advies voor verbeteringen: een herontwerp van een volledig proces met de activiteiten die medewerkers uitvoeren. De belangrijkste vraag die Romy hierbij voortdurend stelt, is ‘waarom doe je dit zo?’.

Processen in kaart brengen en analyseren is een intensieve en tijdrovende klus. Het biedt voordelen om deze klus door iemand van buiten de organisatie te laten doen. Een frisse blik en iemand die heel veel en nét even andere vragen stelt. Komt zij daar als buitenstaander, en als de jongedame die ze nu eenmaal is met haar 24 jaar, anderen vertellen hoe ze dingen beter moeten doen? Romy Posthuma glimlacht. “De meeste mensen zijn wel nieuwsgierig, sommigen zijn sceptisch en enkelen vertonen weerstand. Maar in elk bedrijf of organisatie heb je nu eenmaal te maken met veranderingen. Mijn opdracht is bekijken hoe de processen uitzien en deze te analyseren. Ik neem de medewerkers daarin mee in diverse sessies met verschillende afdelingen, om na te gaan of die observaties kloppen. Ik praat met mensen in verschillende rollen om vanuit alle invalshoeken de situatie te bekijken. Het komt voor dat ik advies kan geven hoe het werk van een medewerker een stuk prettiger of makkelijker wordt, bijvoorbeeld door automatisering, digitalisering of training.”

Herontwerp van processen

Voor Partners In Welzijn (PIW) heeft Romy een tijdje geleden aan een project gewerkt bij Spelenderwijs, Kinderopvang bij peutercentra, kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang in Zuid-Limburg. “Wij hebben samen alle processen; van het aanmelden van een kind tot en met het factureren van de opvang in kaart gebracht. Je wilt namelijk weten waar de knelpunten in het proces zitten en wat het gevolg hiervan is. Wat zijn de kosten en wat zal een verbetering opleveren? Dat schets je voor de organisatie. Zij matchen het met hun toekomstvisie en ontwikkelingen die staan te gebeuren.”

De bevindingen worden uitgewerkt in een advies en herontwerp van het proces, gevisualiseerd in een stroomdiagram. Daarin is duidelijk te zien welke stappen in een proces zitten, hoe activiteiten elkaar opvolgen en wie deze activiteiten uitvoeren. Processen lopen door diverse afdelingen heen. Zo nu en dan blijkt dat werkzaamheden dubbel uitgevoerd worden, waar de mensen op die verschillende afdelingen geen idee van hebben. Soms spreken bepaalde collega’s elkaar weinig of nooit, waardoor je ook niet goed weet wat de ander doet. En vaak wordt aangenomen dat er op een hoger niveau in de organisatie al over is nagedacht en voeren medewerkers hun taken gewoon uit.

Dat maakt die vraag ‘waarom doe je dit zo?’ relevanter dan je soms denkt. “Vaak is het zo gegroeid. Maar is dat na verloop van tijd nog optimaal? Bieden de systemen inmiddels mogelijk effectievere en efficiëntere oplossingen? Tijd is geld…”

Het advies bestaat o.a. uit een overzicht van oplossingen voor de knelpunten, kosten en het rendement voor zowel de korte, middellange en lange termijn. De organisatie in kwestie kan dan gefundeerde beslissingen nemen over welke verbeteringen zij het meest urgent en waardevol vinden en hoe deze passen in de toekomstvisie.

Vertrouwen en respect

Inmiddels heeft Romy al heel wat ervaring opgedaan bij diverse projecten. “Ik ga samen met de klant in gesprek over wat ze willen bereiken, stel kritische vragen en bouw gaandeweg vertrouwen op. Ik doe dat door afspraken na te komen, goed te luisteren en de samenwerking op te zoeken binnen alle lagen van de organisatie. Wederzijds respect is hier van belang. Bij PIW was ik een half jaar. Dan heb je best veel contact. Natuurlijk ga ik vertrouwelijk, eerlijk en respectvol om met alle informatie die ik krijg.”

Mooie uitdagingen ziet Romy in haar werk. “Je moet leren stevig in je schoenen te staan om daadwerkelijk een verandering in gang te zetten. Medewerkers moeten weten wat ze aan je hebben en wat de verandering voor hen oplevert om ze mee te krijgen in deze verandering. Dit alles met de blik op de toekomst: hoe help je de organisatie het beste verder?” Want deze moet er minstens wijzer van worden.

Romy Posthuma: “Voor Ponthus is het altijd belangrijk hoe tevreden een klant is: hoe is de samenwerking en hebben we samen de juiste doelen en resultaten bereikt?” Want daar draait het uiteindelijk om: organisaties helpen zich te ontwikkelen en te verbeteren.

Dus. Ponthus over de vloer voor process redesign? De vraag is dan vooral: waarom niet?

Ponthus BV
Sanderboutlaan 4A-2
6181 DN Elsloo
info@ponthus.nl

088 766 8400

Privacy Statement