klantverhaal
OTTO WORKFORCE
Een zakelijke vriendschap die al jaren duurt!
Sinds 2016 is er een mooie, zakelijke vriendschap tussen Ponthus en OTTO Work Force. OTTO is de grootste internationale arbeidsbemiddelaar in Europa, vooral actief in Nederland, Duitsland en Polen, maar met kantoren in meerdere landen. Jack Vroomen is als Program Manager een belangrijke schakel in de verbinding tussen Business en IT. Het werk voor OTTO is een mooi voorbeeld voor de toegevoegde waarde die Ponthus kan hebben voor een organisatie. Wat begon met een digitaliseringsproject dat met succes werd uitgevoerd, leidde tot een inmiddels al jarenlange, prettige en uitdagende samenwerking, tot wederzijds genoegen.
“Via een relatie kwamen wij met OTTO in contact, voor een project waarbij we het hele applicatielandschap, dat fysiek op locatie in Venray stond, zouden migreren naar een cloud-omgeving. Dat heb ik destijds blijkbaar goed gedaan. Er kwamen meer vragen voor andere digitaliseringsprojecten”, vertelt Jack Vroomen met een glimlach. “Inmiddels ben ik er kind aan huis.”
Uiteindelijk is Ponthus meestal bezig om het werk voor mensen aangenamer en efficiënter te laten verlopen met de inzet van IT. “De uitdaging is doorgaans dezelfde, in alle organisaties: je kijkt naar de hele keten van begin tot eind, loopt dan tegen efficiëntiefouten, herstelkosten en -tijd aan. Mensen zijn zich niet altijd bewust van hun rol in de keten en herkennen de gevolgen van hun acties in onvoldoende mate. Digitalisering maakt zaken direct inzichtelijk. Want wat mensen allemaal oplossen, dat zie je vaak niet. Ze lossen vaak ook dingen op die eigenlijk niet zouden moeten voorkomen. Dat levert extra werkdruk op en planningen lopen uit. Ook bij op het oog goed en strak georganiseerde bedrijven komt dit voor. Overal. Wij doen mensenwerk met IT, werknemers werken vervolgens prettiger en efficiënter en daardoor heeft het bedrijf betere resultaten.”
Rendement
Als een project zoveel rendement oplevert en dat jaar in, jaar uit doet, dan is het voor een bedrijf zeer interessant om in deze samenwerking te blijven investeren. Zo rolt Jack dan van het een in het ander. Hij heeft al in heel wat keukens mogen kijken en weet wat er op IT-gebied kan. Zijn kennis is groter dan de kennis die de meeste bedrijven zelf in huis hebben en inmiddels kent hij OTTO ook van haver tot gort. “Ik deel die ingewikkelde, intensieve projecten graag op in kleinere, overzichtelijkere stukken van afgebakende processen. Zo is het beter te behappen voor iedereen en dat is belangrijk, want ik moet de mensen ook meekrijgen. Bovendien heb je zo duidelijke resultaten per proces.”
Jack ging als projectmanager ook voortvarend aan de slag met het ontwikkelen van de Flexmedewerkersapp van OTTO. “Vooraf hebben we met een werkgroep, met medewerking van flexmedewerkers zelf, goed uitgewerkt wat de app moest doen. Het is een communicatiemiddel, flexmedewerkers kunnen loonslips inzien, digitaal vragen stellen. Je praat bij OTTO over duizenden flexmedewerkers, dus dat scheelt veel telefoontjes. Terwijl de betrokkenheid van de flexmedewerkers bij het bedrijf zo toch heel groot blijft.” Ook de contracten zijn gedigitaliseerd. Printkosten voor een bedrijf met zoveel flexmedewerkers zijn aanzienlijk, het aantal handelingen daarbij ook. “Een positief effect van digitalisering is dat administratieve werkzaamheden verschuiven naar controletaken. Je weet of iets getekend is en dossiers zijn compleet.”
OTTO over Ponthus
Willem-Jan Herckenrath (IT-directeur OTTO Work Force Europa) over de samenwerking met Ponthus: “Naast het feit dat Jack zijn projecten goed aanstuurt en het doel voor ogen houdt, is hij erg pragmatisch en praktisch. Hij zorgt ervoor dat de mensen actief in het project zich kunnen focussen op hun taak. Heeft oog voor mensen die hulp nodig hebben bij hun opdracht. Houdt het overzicht en zorgt dat alles samenkomt. OTTO Work Force heeft er vertrouwen in dat een project bij hem in goede handen is. Resultaten uit het verleden zijn misschien geen garantie maar geven wel vertrouwen en dat maakt de start van een nieuw project makkelijker.”
Hij vervolgt: “Onze mensen leren van Jack, daarom is het ook leuk dat we jonge mensen van Ponthus bij OTTO ervaring kunnen laten opdoen. Jonge mensen kansen geven is iets wat past bij beide ondernemingen en bij een zakelijke vriendschap.”
Momenteel buigt Jack zich over optimaliseren van het urenverwerkingsproces van flexmedewerkers. We zijn ondertussen dus wat jaren verder en de samenwerking is nog steeds actief en goed. “Wij kunnen lezen en schrijven met elkaar. Het vertrouwen dat OTTO in mij en Ponthus heeft is groot, daarom loop ik daar nog steeds rond.” Vanwege de goede relatie heeft Jessica de Leeuw van Ponthus de gelegenheid gekregen werkervaring op te doen bij OTTO.
Jack Vroomen: “Ons werk is nooit eindig. Er zijn altijd veranderende omstandigheden waar bedrijven op moeten inspelen.”
