'Digital made personal': Office365 toegespitst op uw organisatie
Wie werkt er niet met Outlook, Word, Excel en Powerpoint? Heel veel bedrijven hebben Office365 om allerlei werkzaamheden mee uit te voeren, van verslagen en rapporten tot boekhouding en presentaties. Vaak blijft het hierbij. Zo blijven er veel mogelijkheden onbenut, omdat ze over het hoofd gezien worden of op het lijstje ‘to do’ belanden, waar je nooit aan toekomt. Ponthus heeft Office365 niet uitgevonden, maar kan er wel mee lezen en schrijven. Consultant Romy Posthuma ziet vooral de meerwaarde van dit digitale pakket met applicaties als je het inzet op een manier die helemaal past bij de organisatie in kwestie. Want maatwerk hierin is prima mogelijk. ‘Digital made personal’, noemt Ponthus dat.
“Dan heb je het over het implementeren van een aantal Office365 applicaties, maar dan helemaal toegespitst op die organisatie”, vertelt Romy. Met Office365 van Microsoft kun je chatten, bellen, online vergaderen en samenwerken in ‘real time’, of je nu op afstand of op je eigenlijke werkplek werkt. Het is één geïntegreerde oplossing, inclusief Teams, OneDrive-cloudopslag en Office-apps met geavanceerde beveiligingsopties. Romy merkt dat meer bedrijven nu bijvoorbeeld het communicatie- en samenwerkingsplatform Teams ontdekken, om zo in coronatijd te kunnen videobellen. De tijd en kennis ontbreekt echter vaak om al die andere mogelijkheden te ontdekken. “Het primaire werk gaat voor. Soms worden wel wat initiatieven gestart, maar weten mensen niet hoe je dit projectmatig goed opstart en structureel kunt gaan toepassen.”
Neem nou Compass Group, een internationaal bedrijf in excellente bedrijfscatering, foodservice en geïntegreerde facilitaire dienstverlening. Het kantoor in Nederland had al een bedrijfsanalyse gedaan waaruit bleek dat er wat verbeteringen mogelijk waren. De oplossing was efficiënter en effectiever samenwerken door de tools van Office365 optimaal te benutten. Intern was er al een projectgroep opgestart. “Maar tijd is altijd een moeilijke factor en waar begin je? Als mensen vanuit een bedrijf dit zelf moeten opzetten, doen ze dat vaak vanuit hun eigen rol bekeken en zij denken dus ook vooral vanuit hun eigen werkzaamheden. Daarom zijn wij gevraagd om het projectmatig en bedrijf breed aan te pakken en iedereen vanuit hun eigen rol en kennisniveau daarin mee te nemen. Collega Frank Defesche en ik hebben dat opgepakt.”
Wensen en doelen
De wensen en doelen werden vooraf in kaart gebracht en er werd verdere invulling gegeven aan bepaalde sessies of workshops, met een beschrijving van de benodigde stappen. Te beginnen met een introductie van alle applicaties en functionaliteiten, om te laten zien wat er mogelijk is. Sommige applicaties zijn handig voor het hele bedrijf, zoals bijvoorbeeld Teams, OneNote en Planner, maar andere slechts voor bepaalde onderdelen ervan, zoals Projects voor projectmanagers zeer geschikt is, maar overbodig kan zijn in diverse andere functies.
De groepen aan wie Romy Posthuma dan workshops geeft, zijn doorgaans nogal divers, ook in kennisniveau op het gebied van Office 365. “Dat kan aan de leeftijd liggen, de een komt er tijdens de studie of een eerdere baan mee in aanraking, de ander ontdekt nu iets nieuws. Maar ook nieuwsgierigheid en interesse spelen een rol.” De meer bedreven mensen kunnen worden ingezet als zogeheten ‘key users’, kerngebruikers. Zij kunnen mensen met minder kennis mooi meenemen in het proces en daarna, als Ponthus weer weg is, kunnen hun collega’s vooral bij deze key users hun vragen kwijt. Daarnaast is er online lesmateriaal en zijn er workshops die je terug kunt kijken, vertelt Romy.
Een workshop zodanig inrichten dat je die kunt aanpassen voor een lager of hoger kennisniveau, is al een stukje maatwerk. Maar het specifiekere maatwerk zit ‘m in de praktijkvoorbeelden en ideeën die voorbijkomen en die per groep kunnen verschillen. Romy Posthuma: “We kiezen naast het algemene verhaal allerlei voorbeelden en opdrachten die gericht zijn op het bedrijf en de deelnemersgroep in kwestie. Dat is ‘digital made personal’. Waar heeft die organisatie het meest baat bij? Dan gaan we daarmee aan de slag. De voorbeelden uit de praktijk maken het meteen begrijpelijker en spreken tot de verbeelding, waardoor mensen het beter snappen en makkelijker leren. Je probeert deelnemers toch mee te nemen in veranderingen en veranderingen gaan nu eenmaal soms gepaard met weerstand. Sommigen zijn bang dat ze het niet kunnen, of voelen het als een belasting dat ze met dit digitale pakket moeten gaan werken. Anderen zijn blij dat er wat verandert en verbetert. In alle gevallen is de noodzaak daarachter – waarom doen we dit, wat heb je eraan? – heel belangrijk, ook voor de motivatie. Hierbij zijn ook de key users weer van belang, zij maken collega’s enthousiast.”
Zelfredzaamheid
Bij de Compass Group zijn de medewerkers ermee aan de slag gegaan en hebben de key users de handschoen opgepakt. Zij hebben zelf terugkom-sessies georganiseerd. “Wij zien dat als een compliment voor onze aanpak! De mensen met meer kennis werden kerngebruiker en voelden zich vervolgens comfortabel genoeg om dit te gaan doen. Dat is een mooi resultaat voor de organisatie zelf, die verder gaat dan alleen de kennisoverdracht. Wij geven ze de tools en technieken en dan kunnen ze er zelf mee verder. De organisatie bereikt een hoge mate van zelfredzaamheid.” En daarna gaat die ontwikkeling door.
Want de kunst is om het onderwerp levend te houden. Daarom wordt er samen met de projectgroep een ‘keeping it alive’-plan gemaakt, met daarin werkafspraken over hoe het verder gaat, wie de kerngebruikers zijn, welke acties de organisatie verder nog wil uitzetten. En of dat door de key users of eventueel nog door Ponthus verder wordt uitgevoerd. “Die applicaties staan ook niet stil, ook die worden nog verbeterd. Je moet dus altijd alert blijven, mensen erbij houden. Als je het na zo’n fase van workshops en trainingen laat stilvallen, kun je over drie jaar opnieuw beginnen”, vertelt Romy.
Momenteel loopt er een vergelijkbaar project bij de NVD, de Nederlandse Vereniging voor Directie- en managementondersteuners. “Daar werd met andere systemen gewerkt. Nu zijn ze begonnen met de applicaties SharePoint en Teams.” De aanpak is grotendeels vergelijkbaar met die van Compass Group. Ook hier: maatwerk. ‘Digital made personal’.
Over ‘personal’ gesproken, hier nog een tip van Romy: “Gebruik Office en Teams ook eens voor de leuke dingen, met je collega’s. Een online vrijdagmiddagborrel, een quiz of een koffiemomentje. Of gebruik het soms ook eens niet. Gewoon bellen, dat kan ook!”
