COVID-19 heeft de digitalisering van onze processen enorm versneld. Medio maart moesten versneld de bedrijfsprocessen op een nieuwe wijze digitaal ondersteund en uitgevoerd worden. Er was haast geboden. Daarbij is niet altijd gelet op de kwaliteit.
In deze nieuwe fase is er weer wat meer ruimte om een kwaliteitsslag te maken. Processen en systemen kunnen weer beter ingericht en uitgelegd worden. Dit is ook de fase van de vraag en hoe nu verder? En hoe haalt u nu het beste uit uw mensen? Het “nieuwe remote werken” zal wel blijven, maar we willen ook weer naar kantoor.
Het “nieuwe remote werken” zorgt voor toenemende druk op diverse afdelingen en teams. We werken samen in verschillende regio’s, op kantoor en thuis. We bewerken samen documenten in realtime, hebben toegang tot informatie en experts in de organisatie. Om het thuiswerken blijvend te stimuleren en zo succesvol mogelijk te laten verlopen, is ondersteuning van uw personeel van cruciaal belang. Velen proberen tijdens hun dagelijkse taken kennis op te doen van de vele mogelijkheden die deze systemen te bieden hebben. Maar dat kan beter, sneller en prettiger.
Veel bedrijven waren al óf gaan nu in hoog tempo aan de slag met Office 365 van Microsoft: een serie gebundelde cloudapplicaties voor (onder meer) de zakelijke markt. Het is een populair pakket. Bij goed gebruik wordt de foutenmarge lager, gebruiken de medewerkers altijd het juiste sjabloon en is altijd de laatste versie van een document voorhanden, bijvoorbeeld. De mogelijkheden zijn eindeloos. Maar met de aanschaf ervan bent u er natuurlijk nog niet. Hoe richt u zo’n digitale werkplek nu het beste in voor de specifieke taken van uw medewerkers en hoe helpt u hen gebruik te maken van het potentieel dat Office 365 te bieden heeft? En tegelijk wilt u hen niet belasten met allerlei wetenswaardigheden over het systeem waar die medewerker zelf niet of nauwelijks mee te maken krijgt.
Ondersteuning
Het helpt enorm als er ondersteuning is, zowel bij het nemen van de eerste stappen als het dagelijks werken met Office 365.
Bied uw medewerkers een uitgebreid portfolio dat formele instructies combineert met performance support, zodat zij precies die instructie krijgen die ze nodig hebben voor hun werk, op het moment van behoefte;
- Ontwikkel een concept voor de manier waarop u wilt samenwerken op de digitale werkplek van de toekomst;
- Stimuleer adoptie van het systeem: wanneer elke betrokkene aangeboden krijgt wat hij of zij nodig heeft, maakt dat het werken ermee prettig en bevordert het de ontwikkeling van een nieuwe bedrijfscultuur van samenwerking;
- Bied gerichte ondersteuning door een perfect op maat gemaakte combinatie van voorbereiding en begeleidende trainingen, naast performance support.
U wilt kwalitatieve e-learning en interactieve IT-simulaties maken, met één druk op de knop? U zoekt naar een manier om uw medewerkers vertrouwd en efficiënt door de bedrijfsapplicaties te navigeren? Wij zorgen voor een unieke combinatie van web-gebaseerde trainingen, documentatie, online hulp en ondersteuning.
Zo maakt u met zijn allen kennis met Teams, een op chat gebaseerde werkomgeving waar u met teamleden kunt communiceren binnen projecten of afdelingen, vergaderingen plannen of documenten delen en bewerken. Videobellen, groepsgesprekken, delen van bestanden en meer en dat op één centraal platform.
OneNote is eigenlijk een digitaal notitieblok, waaraan u samen met anderen kunt werken.
Planner wordt gebruikt om grip te houden op een of meerdere projectplanningen, waarbij u activiteiten kunt plannen, activiteiten kunt toewijzen aan personen en de voortgang kunt bewaken.
De OneDrive is de opslagruimte in de Cloud, die overal en op ieder device van de gebruiker beschikbaar is.
Ponthus verzorgt workshops online of op locatie
Hoe wenst u in de toekomst te gaan samenwerken? Welke instrumenten wenst u te gebruiken? Op basis van de door Microsoft aanbevolen procedures voor een optimale gebruikersadoptie stellen we een op maat gemaakte visie op voor uw organisatie en tekenen we de stappen uit die nodig zijn om daar te komen.
We helpen het personeel de kennis, die zij opbouwen in digitale zelflerende eenheden, in de praktijk te brengen. Met deze aanpak registreren en bespreken we de toepassingsscenario’s met de deelnemers en ontwikkelen we samen met hen tactieken om de betreffende taak met behulp van Office 365-tools uit te voeren. Deze trainingen kunnen worden gegeven in fysieke of virtuele vorm. Regelmatige ‘Ask-me anything’-sessies zijn een manier om vertrouwen te wekken en bieden tegelijkertijd een forum voor het omgaan met ignewikkelde taken.
Microsoft Office Workshop
Ponthus kan u en uw medewerkers hierin stap voor stap begeleiden. In het voorbeeld van onze Microsoft Office Workshop laten we u graag zien wat we voor u kunnen betekenen.
De aanleiding en behoefte binnen een organisatie is meestal: inzicht krijgen in de mogelijkheden van de gehele Office 365 suite. U wilt voor uw medewerkers goede uitleg over de verschillende tools, weten waarvoor deze gebruikt kunnen worden en meer ontdekken over de ervaringen die andere klanten ermee hebben. U krijgt inzicht in de voor- en nadelen van diverse applicaties.
Optimaal inzicht geven in het gebruik van de tools is het doel. Zodat het team leert hoe bepaalde tools het beste ingezet kunnen worden. U krijgt voorbeelden van manieren waarop andere klanten de tools inzetten en welke overwegingen daarbij een rol hebben gespeeld.
Onze aanpak is die van een workshop waarin de meest gebruikte Office 365 producten worden toegelicht en de toepassing van diverse applicaties wordt uitgelegd. Uiteraard krijgt u daarover ook alle documentatie.
E-learning
Animatievideo’s en interactieve scenario’s laten u en uw medewerkers nieuwe mogelijkheden in simulaties verkennen. De verschillende Office 365-tools worden aan de hand van praktische voorbeelden geïntroduceerd. Software simulaties maken een soepele overgang van eerdere Office-versies naar Office 365 mogelijk. Het is een doordachte mix van trainingen voor beginners en voor mensen die van andere versies migreren en al enige ervaring hebben. De trainingen sluiten aan bij alle gebruikersniveaus.
We tonen realistische simulaties en bedrijfsgerichte use-cases, waarmee gebruikers leren werken met zowel programma’s als Word en Excel als ook de samenwerkingstools als Teams en OneNote. Het werkt om te leren van (en je laten inspireren door) relevante use-cases. De verschillende leerstijlen zijn motiverend en de interactieve simulatie brengt nieuwe toepassingen naar voren. Templates zorgen ervoor dat uw leermateriaal een consistent design heeft en didactisch verantwoord is opgebouwd.
Uw medewerkers kunnen altijd en overal bijleren. Alle content kunt u eenvoudig ontsluiten via mobiele apparaten: online via een browser of offline via de Knowledge App.
Wat zijn de voordelen?
- Uitgebreid aanbod voor de voorbereiding;
- Ondersteuning bij de implementatie en de tijd daarna;
- Aangepast aan de behoeften en doelstellingen van uw organisatie en medewerkers;
- Bevorderen van een nieuwe manier van leren en samenwerken binnen de organisatie;
- Combinatie van formele en informele instructies met performance support indien gewenst;
- Focus op duurzaamheid en effectiviteit door de aanpak regelmatig te evalueren en rekening te houden met alle ‘Moments of Need’;
- Elke oplossing is ook afzonderlijk verkrijgbaar.
Borging & Adoptie
Nadat de tool geïmplementeerd is, is het van belang om de gebruikers te stimuleren in het gebruik. Om dit te realiseren wordt enerzijds de tooling gebruikt en anderzijds de mogelijkheid aangeboden om vragen te stellen op zogenoemde terugkom-momenten. Zo houden we het geleerde levend. Ook kunnen er extra cursussen en trainingen worden verzorgd.
Speciaal hulpmiddel dat meedenkt
Naast dit alles is er nog een extra tool, een speciaal extra hulpmiddel dat u kunt inzetten als ondersteuning bij het dagelijks werk in het programma Office 365. Quick Access, de performance supportoplossing, biedt u precies de hulp die u nodig heeft op uw werkplek. Met slechts twee klikken, of in maximaal 10 seconden, vindt u het juiste antwoord uit meer dan 1.200 vragen met betrekking tot het dagelijkse werk met Office 365, snel en direct op het ‘moment van behoefte’. Deze tool is voorgeprogrammeerd om in te springen bij taken die u aan het uitvoeren bent.
Een voorbeeld: u wilt een e-mail opstellen. Quick Access herkent wat u aan het doen bent en doet vervolgens suggesties en geeft tips. Zoek je een contactpersooon om je mail aan te adresseren?, dan wordt dit herkend. En dan gaat deze tool u in een paar stappen uitleggen hoe dat ook alweer gaat. Of u bent in Excel aan het werken en uw tool geeft u handige tips om de kolommen aan te passen, of getallen op te tellen, of wat deze Quick Access tool dan ook ‘denkt’ dat u wilt gaan doen. Een ander voorbeeld: u wilt een overlegmoment plannen met een bepaalde afdeling, hoe krijg je die bij iedereen in de agenda? Zo gaat leren omgaan met de nieuwe digitale mogelijkheden bijna spelenderwijs. Vergelijk het met de Help-functie in Word vroeger, die vriendelijke paperclip-figuur die in de kantlijn met je meedacht. Met deze tool kan de medewerker altijd gebruik maken van een hulplijn en zich laten assisteren bij allerlei taken. Een tool als een spiekbriefje, maar dan volkomen geoorloofd. Als iemand alleen maar probeert een nieuwe handtekening te zetten, wil hij zich niet door eindeloze lijsten met FAQ’s of YouTube-video’s heen worstelen.
Meer gemak en meer werkplezier
De grootste winst zit erin dat uw medewerkers en uzelf ontdekken hoe prettig en handig deze manier van werken met Office 365 is en dat u niet allerlei prachtige hulpmiddelen links laat liggen omdat u niet wist dat ze er waren. Met meer gemak en meer werkplezier krijg je tenslotte meer gedaan.
Ponthus staat u graag bij. Zie ons dan ook maar als die handige (extra) medewerker die ondersteuning biedt op de werkvloer wanneer gewenst en die weer op afstand gaat wanneer dat kan. Wij helpen u met Office 365 en we gaan daar ver in. Met uitleg vooraf, uitleg op locatie, E-learning en workshops, templates op maat voor u ingevuld: er is heel veel mogelijk.
Dus meer of minder thuiswerken, u gaat in ieder geval vooroplopen u blijft vooroplopen. U kunt de toekomst op het gebied van technologische ontwikkelingen een heel stuk geruster tegemoetzien. Uw organisatie is straks helemaal thuis in Office.
Meer weten? Mail naar c.vangulik@ponthus.nl of bel 088 – 76 84 00
